Detaillierte Case-Study / Praxisbeispiel

Aufgabenstellung:

Die Landesgeschäftsstelle ist für den Generalsekretär der CDU der zentrale Informationsknoten zwischen seiner Funktion als politischer Akteur in Sachsen und gewähltes Mitglied des Deutschen Bundestages in Berlin. Die Terminvielfalt seiner unterschiedlichen Büros verursacht einen dementsprechend hohen Zeitaufwand zur Koordination seines Terminkalenders. Es galt lange Zeit, bis zu vier verschiedene Kalender von den Büromitgliedern zu vergleichen, anzupassen und danach aufwendig mit dem PDA des Abgeordneten zu synchronisieren.

So war man auf der Suche nach einer Software-Lösung, die diese Problemstellung optimal löst. Zusätzlich sollte mit dem gleichen System auch die Koordination von unterschiedlichsten Veranstaltungen zwischen dem Landesverband und den Kreisverbänden verbessert werden. Dazu wollte man die verteilt über das Jahr stattfindenden Veranstaltungen als Projekt anlegen und innerhalb dieses Feldes alle notwendigen Bausteine der Organisation (wie z.B. Teilnehmer, Lieferanten, Aufgaben und Sachstände) transparent einsehen und auch einfach nur das Budget überwachen.

Mit der bisherigen Outlook-Exchange-Lösung war dies in einem System allerdings so nicht mehr möglich, da wichtige Funktionalitäten fehlten.

Lösung:

Nach der Begutachtung mehrerer Lösungsansätze verschiedener Anbieter wurde das TecArt-CRM getestet. Es vereinte in seinen Grundfunktionalitäten schon einen Großteil der Anforderungen, wie den gemeinsamen Terminkalender, die Projektsteuerung und vor allem die Transparenz in der Darstellung der Arbeitsabläufe und Informationsaufbereitung.

Zudem kann das TecArt-CRM ganz einfach an die Anforderungen für den individuellen Betrieb angepasst werden, was eine selbständige Kategorisierung von Mitgliedern und Gästen für die prägnantere Einladung zu Veranstaltungen erlaubt. Trotz der Verknüpfung von Zentrale und Geschäftsstellen ist es weiterhin möglich, Datensätze bei Bedarf voneinander abzuschirmen.

Kundennutzen:

Alles in Allem erzielt man mit dem TecArt-CRM durch die zentrale Bereitstellung von Informationen in Kombination mit deren automatisierter Verteilung und Archivierung nun eine nachweisbare Verkürzung der Kommunikationswege sowie eine Beschleunigung der Mitarbeiterinformation um bis zu 30 Prozent. Dies gilt für den gesamten Prozessablauf im komplexen Alltag einer Regierungspartei im Wechsel von Aktionen, Reaktionen, Terminen und Kampagnen. Schlussendlich können nicht nur Termine des Generalsekretärs, sondern auch zwischen den Geschäftsstellen und Gruppen von allen Büros transparent verwaltet werden. Das TecArt-CRM System trägt bei der Sächsischen Union zur Entschlackung des Koordinationsaufwandes bei, beschleunigt die Reaktionszeiten und verbessert die Ansprache von Mitgliedern und Unterstützern. So lässt sich auch der Wahlkampf schnell und sicher koordinieren.