Detaillierte Case-Study / Praxisbeispiel

Die Personalagentur „zwei P“ ist spezialisiert auf innovative Personalkonzepte im öffentlichen und öffentlichkeitsnahen Bereich. In Hamburg betreibt die Agentur mit dem Online-Portal „Verlässliche Vorschule“ ein einzigartiges Konzept zur Sicherung der Schulversorgung in der Hansestadt. Mit dem Vertretungsportal wird der Vertretungsunterricht der Hamburger Vorschulen zuverlässig organisiert. Die julitec GmbH hat das Projekt begleitet und liefert mit ihrer Software die Grundlage des Portals.

Die zwei P Personalagentur arbeitet in drei unterschiedlichen Geschäftsfeldern: der Personalüberlassung, der Personalvermittlung und der Personalentwicklung.

Während bei der Personalüberlassung die jeweiligen Mitarbeiter Angestellte der Agentur sind und deren Kompetenzen über einen bestimmten Zeitraum an die Kunden „verliehen“ werden, vermittelt zwei P die Bewerber bei der Personalvermittlung direkt an interessierte Arbeitgeber. Die Personalentwicklung schließlich findet vor Ort bei den Kunden statt: Personalberater von zwei P analysieren die Strukturen und zeigen Entwicklungspotenziale auf.

Ein großer Bereich der Arbeit von zwei P ist die Vermittlung von Lehrkräften. Speziell für Vorschulen hat zwei P in Zusammenarbeit mit der julitec GmbH eine innovative Lösung entwickelt, um die Suche nach Vertretungskräften bei Ausfall der eigentlichen Lehrkräfte zu vereinfachen.

Mit „3 Klicks zur Vertretung“ können die Hamburger Vorschulen ihren Bedarf an Vertretungskräften über das Webportal „www.vertretungsportal.de“ an zwei P melden. Dort werden zunächst die festen Ersatzkräfte zugeteilt und darüber hinausgehender Bedarf wieder über das gleiche Portal in Form einer Stellenbörse an interessierte Fachkräfte freigegeben. Auf die in dieser Börse gelisteten Vertretungsstellen können sich nun die freien Mitarbeiter und Honorarkräfte mit wenigen Mausklicks bewerben.

Bei einer Bedarfsmeldung bis zehn Uhr garantiert zwei P den Schulen die Ersatzkraft für den nächsten Morgen. In dringenden Fällen ist eine Vertretungssuche sogar in maximal dreißig Minuten möglich. Dreh- und Angelpunkt des Projektes ist die Kundenbeziehungsmanagement- Software julitecCRM. Bereits seit zwei Jahren verwaltet zwei P sämtliche Unternehmens- und Bewerberdaten über die Software der julitec GmbH.

Zur Realisierung wurde diese Lösung um das Content-Management- System julitecCMS erweitert, auf dem das Webportal zur Vertretungssuche aufgesetzt wurde. Die durch die Nutzer eingegebenen Daten werden durch das Zusatzmodul julitecCONNECT automatisch an julitecCRM weitergegeben und bei Bedarf weiterbearbeitet. Dadurch entfällt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zwei P die langwierige Ersterfassung der Stammdaten.

Jede gewünschte Vertretungsstelle wird automatisch in julitecCRM als Projekt angelegt. Kann diese Stelle nicht sofort durch eine feste Kraft besetzt werden, wird sie von zwei P auf „www.vertretungsportal.de“ veröffentlicht. Alle interessierten und qualifizierten Bewerber haben nun die Möglichkeit, sich auf diese Stelle zu bewerben; die eingehenden Bewerberdaten werden automatisch in das jeweilige Projekt übertragen. Die Mitarbeiter von zwei P weisen die Stellen zu, erstellen eine Zuweisungsurkunde und versenden diese per Mausklick und per Post sowohl an die Schule als auch an die ausgewählte Fachkraft.

Christine Westphal, Projektverantwortliche bei zwei P, ist sehr zufrieden mit der Lösung und dem Projektverlauf: „Die Zusammenarbeit mit julitec war sehr gut. Kleinigkeiten, die optimiert werden können, gibt es immer, aber im Großen und Ganzen sind wir sehr zufrieden.“ Gerade die vielen unterschiedlichen Möglichkeiten, Anforderungen mit julitecCRM und julitecCONNECT abzubilden, gefällt ihr und den zwei P-Verantwortlichen am besten: „Man kann wahnsinnig viel mit julitecCRM machen. Das hätten wir vorher gar nicht für möglich gehalten“, freut sich Frau Westphal.

Die Personalagentur „zwei P“ ist spezialisiert auf innovative Personalkonzepte im öffentlichen und öffentlichkeitsnahen Bereich. In Hamburg betreibt die Agentur mit dem Online-Portal „Verlässliche Vorschule“ ein einzigartiges Konzept zur Sicherung der Schulversorgung in der Hansestadt.

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