Detaillierte Case-Study / Praxisbeispiel

Bei der TRUMPF Werkzeugmaschinen GmbH + Co. KG in Ditzingen bei Stuttgart treffen täglich rund 650 Rechnungen ein, mit steigender Tendenz. „Um dieses Pensum auch künftig zu bewältigen, hätten wir ein bis zwei neue Mitarbeiter einstellen müssen“, schätzt Edgar Schwemmle, Leiter der Finanzbuchhaltung bei TRUMPF. Man behalf sich derweil mit Leasingkräften. Lange Laufzeiten bis zur Zahlung verursachten zudem unnötige Skontoverluste. So fiel im Jahr 2005 die Entscheidung, Rechnungserkennung und die Weiterverarbeitung automatisiert durch Einsatz des Rechnungslesers FCI erledigen zu lassen und eine projektspezifische Lösung des betreuenden Partners für den Workflow der Rechnungsgenehmigung zu installieren.

Hohe Dunkelbuchungsquote: Zwei Minuten Bearbeitungszeit pro Rechnung gespart

Rund 85 % der Eingangsrechnungen bei TRUMPF sind bestellbezogen, also SAP MM-basiert, der Rest sind Rechnungen für SAP FI. Bis auf wenige Ausnahmen (Frachtrechnungen etc.), werden sie heute alle früh gescannt und von FCI ausgelesen. Knapp die Hälfte davon muss inzwischen nicht mehr bearbeitet werden, wird also dunkel gebucht. „Es kommt bei der Rechnungserkennung stark auf die Dunkelbuchungsquote an“, erklärt Edgar Schwemmle, „die FIS als Systempartner hat es durch ihren guten Support und eine entsprechende Konfiguration von FCI geschafft, dass wir heute auf rund 50 % kommen.“ Bei jeder dunkel durchgebuchten Rechnung spart das Unternehmen heute zwei Minuten Bearbeitungszeit – der Nutzen daraus lässt sich leicht ableiten. Und die Mitarbeiter/innen der Kreditorenbuchhaltung sind heute um 25 % produktiver, hat Edgar Schwemmle ausgerechnet.

Viele Rechnungssteller, viele Formate

50 Prozent, das heißt im Klartext: Von dem 30 Zentimeter hohen Rechnungsstapel, der jeden Tag durch den Scanner geht, muss der zuständige Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung nur noch die Hälfte überhaupt weiter bearbeiten, der Rest geht ohne Berührung glatt durch. Für Edgar Schwemmle sind die 50 Prozent vor allem deshalb eine gute Quote, weil TRUMPF beim Rechnungseingang kein Standardgeschäft mit wenigen großen Lieferanten und ähnlichen Rechnungen hat. Stattdessen gibt es sehr viele kleine Rechnungssteller, von denen jeder sein eigenes Rechnungsformat hat – höchste Anforderungen an Leistungsfähigkeit und Konfiguration des Rechnungslesers.

„Man darf auch nicht nur die Dunkelquote sehen, sondern muss den Gesamtprozess betrachten“, erklärt der 40jährige, „dadurch, dass die Rechnungen früh gescannt werden, haben wir einen vollständigen Überblick, können Skonti bestmöglich ausnutzen und zahlen keine Mahngebühren mehr.“

FIS passt OCR-Rechnungsleser an internationale Anforderungen an

Für Dietmar Allgöwer ist es vor allem wichtig, mit dem Rechnungsleser und dem edc-Workflow von FIS nun eine Komplett-Standardlösung zu haben, die vollständig in SAP integriert und somit für den internationalen Rollout geeignet ist. IT-Strategie von TRUMPF ist es, in allen Produktionsgesellschaften – dort fallen die meisten Rechnungen an – und den großen Vertriebsgesellschaften in Frankreich, Spanien, Italien etc. mit SAP R/3 zu arbeiten und dort auch die Rechnungsverarbeitung elektronisch und integriert in SAP ablaufen zu lassen. Für den Rollout in den vier Schweizer Gesellschaften im Frühjahr 2009 zum Beispiel hat FIS die OCR-Erkennung so konfiguriert, dass andersartige Rechnungsaufbauten sofort erkannt werden und auch Rappenrundung möglich ist.

Angeschlossen sind ein Jahr nach Einführung neben der TRUMPF Werkzeugmaschinen, der TRUMPF Lasertechnik, der Holding- sowie der Vertriebs- und der Baugesellschaft am Stammsitz auch die Schweizer Standorte sowie weitere deutsche Tochtergesellschaften in Saalfeld, Neukirch und Puchheim. Geplant ist als nächstes die Produktionsgesellschaft in Farmington/Connecticut. Aus den bereits angeschlossenen Standorten werden die Eingangsrechnungen als tiff-Dokument nach Ditzingen auf den FCI Server übertragen, dort ausgelesen, an sechs lokalen Korrekturplätzen gegebenenfalls nachbearbeitet und dem MM- bzw. FI-Vorgang zugeordnet.

Jede Rechnung dem zuständigen Bearbeiter zugeordnet

Bei der Lieferantenerkennung arbeitet die OCR-Erkennungssoftware mit der so genannten Fuzzy Technik. Der Abgleich zwischen gelesenen Daten und Bestellung bzw. Lieferantenstamm aus SAP findet dabei „unscharf“ statt, so gibt es keine Schwierigkeiten bei anderen Schreibweisen auf dem Beleg, veralteten Daten im Stamm oder Fehlern beim Lesen der Rechnung. Erkennt der Rechnungsleser eine Bestellnummer, extrahiert er zusätzlich Positionsdaten und in SAP wird sofort versucht, die Rechnung zu buchen. Ist keine Bestellnummer enthalten, wird in SAP ein FI-Beleg vorerfasst. Zusätzlich extrahiert FCI zur Buchungskreisbestimmung die Rechnungsanschrift; das Rechnungsdatum und die Nummer werden immer ausgelesen. Werden die definierten Felder zweifelsfrei erkannt, ist in FCI keine Nacharbeit notwendig. Nur die nicht oder nicht sicher erkannten Felder erscheinen in der Nachbearbeitung und werden dort automatisch auf die Sachbearbeiter/innen aufgeteilt. Hier wird ein sog. Lernansatz verwendet, d.h. FCI „merkt“ sich kreditor- und feldspezifisch, wo die Information auf dem Beleg steht und wie diese aussieht.

Im Eingangsbuch sind alle vorerfassten Rechnungen einsehbar

Direkt aus der Nachbearbeitung gelangen die Belege in das Rechnungseingangsbuch in FIS/edc, aus welchem dann die unterschiedlichen Workflows angestoßen werden. Über das Eingangsbuch können berechtigte Anwender alle vorerfassten Rechnungen einsehen, auch wenn sie noch nicht bearbeitet sind. MM-Rechnungen gehen anschließend in die automatische Verbuchung oder bei Preis-, Mengen bzw. Terminabweichung in einen zusätzlichen Prüfungsworkflow in FIS/edc. Von dort aus werden auch alle Rechnungsfreigabeprozesse für FI-Rechnungen gestartet. Den vorerfassten Beleg verschickt der Rechnungsprüfer anhand der darauf enthaltenen Indexkriterien (Kostenstelle, Empfänger, …) zur Freigabe an den zuständigen Abzeichner. 400 Beschäftigte in allen Fachabteilungen der angeschlossenen Gesellschaften in Deutschland sind so in den Workflow der elektronischen Freigabe integriert.

Zweistufiger Freigabeprozess in FIS/edc voreingestellt

Der Kostenstellen-Verantwortliche erhält eine Outlook-E-Mail mit einem Link auf die freizugebende Rechnung. Per Webbrowser greift er über FIS/edc auf die inzwischen im elektronischen Archiv abgelegte Rechnung zu und kann sie abzeichnen. Nach Freigabe und Kontierung führt der Rechnungsprüfer abschließend die Buchung durch. Für Rechnungen bis 400 € sieht der Workflow eine Freigabestufe vor; höhere Beträge müssen von zwei Verantwortlichen abgezeichnet werden. Diese zweite Freigabestufe wird automatisch ermittelt und verschickt, eine Zahlsperre wird gesetzt und erst nach der zweiten Freigabe automatisch gelöscht.

Das Arbeiten mit FIS/edc ist für alle, die bei TRUMPF mit Rechnungen zu tun haben, ein großer Schritt nach vorne hinsichtlich Geschwindigkeit und Komfort der Erfassung und Freigabeprozesse. Früher lagen Rechnungen schon einmal mehrere Wochen im Fachbereich – heute können Edgar Schwemmle und seine Kollegen im Rechnungseingangsbuch jederzeit sehen, bei wem sich welcher Vorgang befindet und wie deren Bearbeitungsstatus ist. Verzögert sich die Freigabe, können sie sofort nachhaken. Die schon früher hohe Skontoausnutzung von rund 94 Prozent konnte TRUMPF dadurch noch einmal um rund drei Punkte auf 97 Prozent steigern – das macht insgesamt immerhin zwischen 90.000 und 120.000 € im Jahr aus. Edgar Schwemmle: „Diese Minderausgaben erzielen wir allein dadurch, dass wir den Rechnungsbestand einsehen können und vor dem Zahllauf bei Disponenten und Einkäufern nachfragen können, wie der Stand ist oder warum es hakt. Dies war früher überhaupt nicht möglich, die Rechnung war draußen im Fachbereich und wir hatten keinen Überblick.“

FIS passt Workflow an die jeweiligen Anforderungen an

Vinka Maisenbacher ist Sachbearbeiterin in der Finanzbuchhaltung bei TRUMPF und findet den FIS-Workflow sehr benutzerfreundlich. Vor kurzem waren aufgrund eines Personalengpasses eine Sekretärin und eine Auszubildende mit der Rechnungsverarbeitung beschäftigt, die mit Buchhaltung sonst überhaupt nichts zu tun haben. Beide waren nach sehr kurzer Einweisung fähig, die Nachbearbeitung in FCI und das Anstoßen der Workflows über FIS/edc durchzuführen. Die Key Userin schätzt auch den Support durch das FIS-Team: „„Jede Mitarbeiterin hat rund 100 Rechnungen am Tag, da bedeuten ein oder zwei Mausklicks weniger wertvolle Arbeitszeit. Um diese Vorgänge optimal auszugestalten, hat FIS den standardisierten Workflow mit minimalem Aufwand an die spezielle Arbeitssituation bei TRUMPF angepasst.“  

Der Einsatz der elektronischen Rechnungserfassung und -verarbeitung hat die Transparenz und Nachverfolgbarkeit in der Kreditorenbuchhaltung bei TRUMPF somit deutlich erhöht. Erfassungsfehler kommen nicht mehr vor und die Datenqualität der Monatsabschlüsse wurde verbessert. Das Unternehmen konnte seine Skontoquote noch einmal signifikant anheben und erzielt heute eine Dunkelbuchungsquote von rund 50 Prozent. Dietmar Allgöwer: „Die Komplettlösung überzeugt vor allem dadurch, dass wir sie auch international für andere TRUMPF-Gesellschaften einfach einführen können. Und der hervorragende Support durch FIS mit schnellen Antwortzeiten bestätigt es uns ein ums andere Mal: Lösung und Preis reichen als Kriterien bei der Softwareauswahl heute nun einmal nicht aus.“

Katharina Kajzer

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