Da es unterschiedliche CMS gibt, sind die Bedienoberflächen und die jeweilige Verwaltung von System zu System verschieden. Die am häufigsten genutzten Programme sind Typo3, Joomla oder WordPress. Diese unterscheiden sich in Ihrem Aussehen und in den unterschiedlichen Angeboten an Funktionen. Programmierer bedienen sich eines CMS bei der Erstellung von Webseiten mit und ohne Shopfunktion. Es erleichtert Ihnen das untergliedern bestimmter Funktionen. Kenntnisse in der Programmiersprache werden in der Regel nicht benötigt, außer z. B. wenn der Nutzer spezielle Veränderungen an einem Content Management System vornimmt.
Es gibt weitere Merkmale, in welchen sich CM-Systeme unterscheiden können. Sie können die Inhalte barrierefrei ausgeben lassen. Weiterhin können Sie in manchen Programmen die Inhalte in unterschiedlichen Landessprachen aufrufen. Manche CMS verfügen über eine Zeitsteuerung, mit der die Inhalte zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Zeitraum freigeschaltet werden. Individuelle Designvorlagen, den sogenannten Templates, für den gesamten Webauftritt können die Inhalte in einer optisch gleichen Struktur darstellen.
Viele CMS verfügen über ein Rechtesystem, mit diesen können z. B. Editoren die Inhalte von den Autoren prüfen, freischalten oder ablehnen. Ein Webmaster hat die Möglichkeit die optische Darstellung zu ändern. Er hat die Möglichkeit Plug-ins, wie z. B. Shopsysteme, Gästebücher oder Foren einzubinden. Inhalte, Darstellung und Struktur der Daten werden getrennt gespeichert. Es ist machbar aus einem Inhalt eine Webseite vom CM-System erzeugen zu lassen oder z. B. eine Druckdarstellung als PDF.